Robert ten Broeke is ziekenhuisapotheker en werkt al meer dan 16 jaar als apotheker bij het Catharina ziekenhuis in Eindhoven. Het Catharina Ziekenhuis heeft 700 bedden, is een topklinisch en topreferent opleidingsziekenhuis dat zich bevindt in het hart van het dichtbevolkte en economisch sterke Zuidoost-Brabant. Naast de reguliere basiszorg biedt het ziekenhuis hooggespecialiseerde zorg van academisch niveau. Landelijk is het Catharina Ziekenhuis bekend om haar behandelingen van kanker en hart- en vaatzieken.
De ziekenhuisapotheek van het Catharina ziekenhuis heeft twee afdelingen: bereidingen gecombineerd met een laboratorium en daarnaast de apotheek die zorg draagt voor de farmaceutische dienstverlening. Robert is sinds 2018 medisch manager van de apotheek en vanuit die rol verantwoordelijk voor de farmaceutische zorg aan de patiënten. Zijn team verzorgt de medicatie aan de patiënten van het ziekenhuis en de poliklinische apotheek. Daarnaast levert het team ook farmaceutische zorg aan zo’n 3.000 cliënten in verpleeghuizen, verzorgingstehuizen en GGZ-instellingen in de regio Eindhoven.
De apotheek van het Catharinaziekenhuis had tot iets meer dan een jaar geleden nog een eigen baxterafdeling. Waarom heeft de ziekenhuis besloten de productie van de medicijnrollen buiten de deur te laten verzorgen?
Robert vertelt: “Zo’n 15 jaar geleden had het ziekenhuis eigen baxter machines aangeschaft. Voor die tijd gebruikten wij hier z.g. medicatiecassettes die handmatig gevuld moesten worden. Dit was met zo’n grote klantenkring arbeidsintensief en kostbaar. Wij begonnen eerst met een machine en later kwam daar een tweede machine bij. Na een aantal jaar zaten wij met de productie aan de top van onze capaciteit. De machines waren na 10 jaar afgeschreven, waardoor wij een besluit moesten nemen om te investeren in nieuwe machines of een alternatief te zoeken voor het zelf produceren van baxterrollen”.
Hoe is dat proces gegaan?
Robert: “Wij hebben een plan gemaakt waarin wij de voor- en nadelen van het zelf produceren van baxterrollen naast het uitbesteden hebben gezet. Op de achtergrond speelde toen ook dat de regels aangescherpt zouden worden door de komst van de GDS-norm. Als je zelf wilt blijven baxteren en moet voldoen aan de GDS, vraagt dit om een forse investering in tijd, geld en specifieke kennis. Wij hebben bovendien de ambitie om naar meer dan 3.000 externe patiënten voor de baxterrollen te groeien. Als ziekenhuisapotheek hebben wij toen ons de vraag gesteld: als onze “core business” de zorg voor de patiënt is, omdat wij daar de mensen en expertise voor hebben, moet je dan blijven vasthouden aan het zelf produceren van baxterrollen?
Wij hebben vervolgens een aantal aanbieders van baxterrollen naast elkaar gezet. Hieruit bleek dat geen enkel baxterbedrijf onze dienstverlening kon leveren. Deze dienstverlening betrof specifiek het leveren van een baxterrol voor een nieuwe patiënt in één 1 uur. Wij hebben een analyse gemaakt hoe vaak dit voorkwam. Dat viel hartstikke mee en daarom trokken wij de conclusie dat het blijkbaar niet zo belangrijk was. Wij zijn in overleg met onze klanten gegaan en hebben hen gevraagd of men zonder deze spoedrol kon. Een andere overweging om ervan af te zien waren de kosten van de 1 uur rol. Voor onszelf en onze klanten is zo’n rol nogal duur”.
En hoe ging het toen verder?
“Wij zijn uiteindelijk met SPITS gaan praten en hebben hen gevraagd of het mogelijk zou zijn om toch een spoedrol binnen een aantal uren te leveren. Bij SPITS bleek dit mogelijk, maar het wordt echt niet vaak gebruikt. Bovendien zijn er andere oplossingen om de tijd tussen de levering van de eerste rol te overbruggen. SPITS heeft hiervoor speciale overbruggingskaarten beschikbaar”.
Wat is er veranderd voor jullie apotheek sinds de samenwerking met SPITS?
“Ons apotheekteam is veranderd in formatie, productie van medicatierollen is nu niet meer zo belangrijk en er is juist behoefte ontstaan aan een inhoudelijke begeleiding van de patiënten, Doordat wij niet meer zelf baxterrollen produceren hebben wij meer ruimte voor zorg voor onze patiënten. Wij hebben nu nog maar een paar collega’s in onze apotheek die soms medicijnen, z.g. bijpakkers, toevoegt aan de baxtermedicatie”.
Hoe is de implementatie van de baxterrollen van SPITS gegaan?
“Wij hebben samen met SPITS een implementatieplan gemaakt op basis van ons proces naar het proces van SPITS. Ik moet zeggen dat dit echt enorm soepel verlopen is. Per week ging een klant over naar SPITS en in 6 weken waren wij klaar.
Het was wel een beetje wennen voor onze afnemers. De zakjes zagen er iets anders uit en ze scheurden iets minder goed. SPITS heeft een oplossing gezocht en de machines beter afgesteld. Wij zagen bij de overgang naar een externe partner veel beren op de weg, maar dat is ons echt enorm meegevallen. De samenwerking met SPITS gaat hartstikke goed”.
Wat zou u aan andere ziekenhuisapotheken die nog wel zelf baxteren willen adviseren?
“Er zijn in de ziekenwereld twee stromingen, alles zelf doen of zoveel mogelijk uitbesteden. Mijn advies is te bepalen waarin je echt goed wil zijn. Wij zijn hier in onze ziekenhuisapotheek goed in medicatiebewaking, farmaceutische begeleiding van patiënten en wij hebben hoogwaardige farmaceutische kennis. Daardoor was de keuze voor ons snel gemaakt.
Je zou als ziekenhuisapotheker de cijfers van je bedrijfsvoering eens goed op een rijtje kunnen zetten en je interne processen moeten analyseren. Dan zie je al snel wat het kost om het zelf in stand te houden of om zaken extern te laten regelen. Kijk vooral ook naar kwaliteit en prijs. De prijs is makkelijk te vergeljken en de kwaliteit moet minimaal hetzelfde en liefst beter zijn dan de dienstverlening die je nu zelf levert. Ik kan het iedereen adviseren om dit eens te doen”.
Waarom is de keuze uiteindelijk voor SPITS gevallen?
“Wij kenden de service van Alliance Healthcare al omdat wij onze medicijnen van hen betrekken. Wij merkten in de kennismaking met SPITS dat daar dezelfde servicegerichte cultuur is.
Ons interne proces van de aanbesteding duurde lang, daardoor hebben wij zo’n 3 jaar samengewerkt met SPITS en hebben zij hun processen op de behoefte van onze klanten kunnen aanpassen. Een belangrijk argument om voor SPITS te kiezen was ook hun proces waardoor de doorlooptijd, tussen het voorschrijven van de instellingsarts en de levering aan de patiënt, zo kort mogelijk is. Wij hebben natuurlijk ook erg zorgvuldig naar de prijs/kwaliteit verhouding gekeken. Kwaliteit betekent voor ons het garanderen van onze deadlines aan de klanten. SPITS heeft dit goed voor elkaar en is heel flexibel. Zo hebben ze ons proces grotendeels overgenomen. Ze hebben zich hierin echt onderscheiden ten opzichte van andere aanbieders en zijn gebleken een betrouwbare partner.” aldus Robert.
